1+ mit Sternchen?!
Projektreferentin Ina Kramer, Initiator Diözesan-Caritasdirektor Josef Lüttig und Moderator Christian Lummer wirkten oft wie „Teilchenbeschleuniger“ in den Potenzialforen.Caritas
Die Wirkungsorientierung spielt in der Sozialwirtschaft seit Jahren zunehmend eine Rolle. Rückmeldungen in Gremien geben klassischerweise einen Eindruck davon, ob eine Aktivität hilfreich war oder das Scheitern einer Kampagne als Niederlage erlebt wurde. Aber erhält man so einen soliden Eindruck von der Zufriedenheit der Verbandsmitglieder und von der Nützlichkeit erbrachter Leistungen? Nicht unbedingt.
"Kommunikation statt Information" ist das Stichwort, denn eine DiCV-Geschäftsstelle hat nicht im eigentlichen Sinne Kunden, sondern die Caritas ist ein Verband, alle arbeiten gemeinsam! Alternativen zum Spitzenverband mit seiner Geschäftsstelle sind de facto für die Nutzer rar. Aber eine Geschäftsstelle als Selbstzweck hätte definitiv ihren Auftrag verfehlt. So erschien eine gewöhnliche "Kundenbefragung" der Mitgliedsverbände, Träger und Einrichtungen des Diözesan-Caritasverbandes als zu eindimensional, um dem Anspruch einer systematischen Überprüfung des Leistungsprofils der Geschäftsstelle gerecht zu werden.
Die "Potenzialforen", die dann von Januar bis Juli 2013 im Rahmen des Programms "Profil.100" stattfanden, sollten einen klaren Eindruck von den Wirkungen der erbrachten Leistungen erbringen, die Kommunikations- und Kooperationsqualität im Verband fördern und Verbesserungsbedarfe beschreiben.
Transparenz - Partizipation - Verbindlichkeit
Zur Vorbereitung wurden die Abteilungen der DiCV-Geschäftsstelle tätig: Für alle Leistungsbereiche von der Altenhilfe über die Rechtliche Betreuung bis hin zu den Tageseinrichtungen für Kinder wurden Leistungsbeschreibungen anhand definierter Kernleistungen (Beraten, Informieren, Vertreten, Bilden, Koordinieren, Beaufsichtigen) erstellt und den Teilnehmenden zur Verfügung gestellt. In den Potenzialforen hatten über 700 Vertreterinnen und Vertreter aus allen caritativen Arbeitsfeldern und verschiedenen Hierarchieebenen des gesamten Verbandes Gelegenheit, Lob und Kritik loszuwerden sowie Verbesserungsvorschläge einzubringen. Von den Krankenhäusern über die Gefährdetenhilfe bis hin zur Erziehungshilfe wurde analysiert, zurückgemeldet und diskutiert.
Caritas
Anbieter und Nutzer im Dialog
Auch Querschnittsthemen wie "Pastorale Fragen - Profil - Ethik" oder die "Sozialpolitische Vertretung" wurden in den Foren mit Workshopcharakter in den Blick genommen. Ein standardisiertes Verfahren für alle Potenzialforen bildete eine solide Grundlage für den gesamten Prozess. Es kamen also "Anbieter" (die Geschäftsstelle des DiCV) und "Nutzer" (Ortscaritasverbände, Fachverbände, Träger, Einrichtungen etc.) über Angebote, Bedarfe, gegenseitiges Erleben, Erwartungen sowie Herausforderungen und Innovationen miteinander ins Gespräch. Deutlich wurde dabei, dass Kernleistungen der Geschäftsstelle wie "Informieren", "Vertreten" und "Koordinieren" inzwischen große Bedeutung haben und dies zu Neugewichtungen in den Leistungsbereichen führen kann. Eine andere Informationsaufbereitung und -verbreitung sind gewünscht, die Kernleistung "Bilden" und das Verständnis der Geschäftsstelle als Bildungsanbieter sollen hingegen überdacht werden. Auch Veränderungen innerhalb von Kernleistungen wie beispielsweise ein verändertes Beratungsverständnis wurden thematisiert.
Schon die Tatsache, dass in den abschließenden "Blitzlichtrunden" keine negative Rückmeldung erfolgte und alle Veranstaltungen mit angemessenen Teilnehmerzahlen stattfanden, ist als positiver Indikator des Prozesses zu werten. Auf Rückmeldungen wie "Die meinen es ernst …" oder "Hier ist mal was anders" galt und gilt es nun tatsächlich praktische Handlungsschritte folgen zu lassen, damit sie nicht als Momentaufnahme verpuffen, sondern damit sich wirklich etwas bewegt.
Auf der Basis des formulierten Veränderungsbedarfes wurden daher in Nachbesprechungen konkrete Leistungsversprechen erarbeitet und mit Zeitfenstern hinterlegt. Diese Leistungsversprechen wurden wiederum dem Nutzerkreis zugesandt.
Leistungsversprechen eingelöst
Flankiert wurde der Prozess durch Workshops in der Geschäftsstelle, in denen Mitarbeitende und Führungsebene die internen Dienstleistungen nach einem ähnlichen Muster in den Blick nahmen und bearbeiteten.
Inzwischen, etwa ein Jahr nach Abschluss der Potenzialforen, sind gut 80 Prozent der Leistungsversprechen eingelöst. Einige größere "Baustellen", die sich im Laufe des Prozesses herausgestellt haben und oftmals die Geschäftsstelle oder den Verband insgesamt und nicht nur einzelne Leistungsfelder betreffen, werden zurzeit vorangetrieben. Hier geht es um Fragen der Informationsverarbeitung und -weitergabe, Kommunikation oder Meinungsbildungsprozesse in der sozialpolitischen Vertretung.
Und das Ergebnis?
Die Kommunikation im Verband hat sich verändert, wird offener. Der Diözesan-Caritasverband ist in Bewegung gekommen und soll es bleiben. Für 2016 ist eine neue Runde Potenzialforen anvisiert, dann mit einer etwas veränderten Themenstellung.
Ina Kramer
Profil.100
Der Name ist Programm. Zum hundertjährigen Jubiläum im Jahr 2015 hat der Diözesan-Caritasverband Paderborn verschiedene Projekte zusammengefasst, die Profil, Identität und Personal des Verbandes fördern und entwickeln sollen. Profil.100 wird gestaltet durch folgende Teilprojekte:
- Leistungsentwicklung der Geschäftsstelle des DiCV Paderborn
- Prioritätensetzung und Strategieentwicklung
- Demografie - Aufbruch im Umbruch
- DEIN LEBEN - DEINe BERUFung (Caritas-Balance)
- Seelsorge in Einrichtungen der stationären Hilfe
- 100 Jahre Caritasverband für das Erzbistum Paderborn e. V. - Jubiläumsjahr 2015
- German-CIM (Catholic Identity Matrix)
- Personalentwicklung - Zukunft braucht Menschen